El certificado laboral es un documento fundamental para cualquier trabajador, ya que acredita su experiencia y relación laboral con una empresa. Sin embargo, en algunos casos, las compañías imponen un cobro por su expedición, lo que genera dudas sobre la legalidad de esta práctica.
¿Puede una empresa exigir un pago por un documento que es un derecho del trabajador? ¿Qué dice la ley al respecto? En este artículo, analizaremos a fondo la normativa, los derechos del trabajador, los argumentos de las empresas y qué hacer en caso de que una compañía cobre por la expedición del certificado laboral.
El certificado laboral es un documento emitido por el empleador que acredita la vinculación de un trabajador con la empresa. Su contenido puede variar, pero generalmente incluye la siguiente información:
✅ Datos del trabajador: Nombre completo y número de identificación.
✅ Datos de la empresa: Razón social, NIT y dirección.
✅ Cargo desempeñado: Puesto de trabajo ocupado en la empresa.
✅ Fecha de ingreso y salida: Indica el período durante el cual el trabajador estuvo vinculado a la empresa.
✅ Salario devengado: Sueldo percibido durante la relación laboral.
El certificado laboral es un requisito en diversas situaciones, como:
Dado su carácter esencial, es fundamental que las empresas expidan este documento sin trabas ni costos injustificados.
La normativa laboral en Colombia es clara en cuanto a la expedición de certificados laborales. Según el Código Sustantivo del Trabajo (CST), artículo 57, numeral 7, es una obligación del empleador entregar este documento al trabajador cuando finaliza su contrato.
«Son obligaciones especiales del empleador… Expedir al trabajador, a la terminación del contrato, una certificación sobre su tiempo de servicio, la índole de la labor ejecutada y el salario devengado.» (CST, Art. 57, Num. 7)
De acuerdo con esta normativa, el certificado laboral debe ser entregado de manera gratuita, ya que forma parte de los derechos fundamentales del trabajador.
¿Significa esto que el empleador solo está obligado a expedirlo cuando el contrato finaliza?
No necesariamente. Aunque la norma menciona la obligación de entrega al finalizar la relación laboral, esto no implica que la empresa pueda negarse a expedirlo mientras el trabajador sigue vinculado. En la práctica, los empleados pueden solicitarlo en cualquier momento, ya sea para trámites bancarios, créditos o cualquier otra necesidad.
Algunas compañías argumentan que la ley solo las obliga a emitir el certificado al finalizar el contrato de trabajo, por lo que si un trabajador lo solicita en otro momento, pueden imponer un cobro. Otras empresas consideran que la expedición del certificado representa un gasto administrativo y justifican el cobro con base en ello.
Sin embargo, no existe ninguna norma que autorice a las empresas a cobrar por la expedición del certificado laboral, por lo que este cobro es injustificado y puede ser considerado una práctica abusiva.
Si bien el certificado laboral básico debe expedirse de forma gratuita, en algunos casos específicos una empresa podría argumentar un cobro, por ejemplo:
🔹 Cuando se solicita información adicional: Si el trabajador requiere un documento más detallado con datos específicos que no están incluidos en el certificado estándar.
🔹 Traducciones o certificaciones especiales: Si el trabajador solicita el certificado en otro idioma o con firma autenticada ante notario.
🔹 Copias múltiples o en formatos especiales: Algunas empresas pueden cobrar por copias adicionales en papel membreteado o con sellos oficiales.
En estos casos, el cobro debería ser razonable y estar claramente justificado.
Si una empresa impone un cobro injustificado por la entrega de un certificado laboral, el trabajador tiene varias opciones para hacer valer su derecho:
Lo primero que se recomienda es presentar una solicitud formal, ya sea por correo electrónico o mediante una carta escrita dirigida al departamento de recursos humanos o a la administración de la empresa.
En la solicitud, se debe hacer referencia al artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, indicando que la entrega del certificado es una obligación del empleador y no un servicio adicional.
Si la empresa insiste en el cobro, se puede solicitar una respuesta formal por escrito en la que justifique legalmente la razón del cobro. En la mayoría de los casos, las empresas no podrán sustentar legalmente su posición.
Si la empresa se niega a expedir el documento de manera gratuita, el trabajador puede acudir al Ministerio del Trabajo y presentar una denuncia. Esta entidad está encargada de velar por el cumplimiento de los derechos laborales.
En caso de que la empresa persista en la negativa o en el cobro injustificado, el trabajador puede recurrir a un abogado especializado en derecho laboral para evaluar posibles acciones legales.
✔ El certificado laboral es un derecho del trabajador y una obligación del empleador.
✔ La ley establece que debe entregarse sin costo, especialmente al finalizar la relación laboral.
✔ No existe ninguna norma que autorice a las empresas a cobrar por este documento.
✔ Si una empresa exige un pago, el trabajador puede presentar una queja ante el Ministerio del Trabajo.
El certificado laboral es un documento esencial para la vida profesional de los trabajadores y su expedición gratuita es un principio fundamental de la legislación laboral. Si enfrentas dificultades para obtenerlo sin costo, es importante conocer tus derechos y hacerlos valer.
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